Эксплуатация кассовых аппаратов

Информация, которую надо знать при эксплуатации ККМ.

Работа с ККМ требует особого внимания, со стороны юридических лиц и предпринимателей. На данный момент рынок ККМ изобилует разнообразием. Но не стоит забывать о том, что не каждый кассовый аппарат в работе можно применять свободно.

Предприниматели и юридические лица, которые осуществляют наличный денежный расчет за товары и оказанные услуги с покупателями, в соответствии с законом обязаны применять кассовые аппараты или бланки строгой отчетности.

Весь перечень кассовых аппаратов применяемых на территории Российской Федерации описан в классификаторе ККМ (Классификатор контрольно-кассовых машин, используемых на территории РФ, утвержден решением ГМЭК по ККМ от 21.09.94 (протокол N 13)), который разделили все кассовые машины на: активные системы, пассивные системы, фискальные регистраторы и автономные контрольно-кассовые машины. Не все из тех кассовых аппаратов, которые можно приобрести на данный момент, разрешены государством. За применение кассовых аппаратов, не включенных в государственный реестр, на организацию и предпринимателя может быть наложен штраф, в соответствии со Статьей 14.5 КоАП.

ККМ, которые можно применять в работе, изначально проходят экспертную комиссию, которая проверяет модели кассовых аппаратов на соответствие техническим требованиям, предъявляемым к определенным сферам применения. Только после данной процедуры они могут быть включены в Государственный реестр контрольно – кассовой техники.

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» содержит три основных требования для ККМ. Первое, кассовый аппарат надо ставить на учёт в налоговой инспекции по месту регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя. Второе, кассовый аппарат должен находиться в исправном состоянии, и в установленном порядке опломбирован. Третье, в кассовом аппарате должна быть установлена фискальная память и работать он должен в фискальном режиме. Полный список требований к контрольно-кассовой техники описан в «Положении о применении и регистрации контрольно-кассовой техники» от 23 июля 2007 г. № 470, здесь же прописана процедура прохождения регистрации кассовых аппаратов.

Для регистрации кассового аппарата необходимо заполнить заявление о регистрации ККМ в установленной форме, к заявлению также следует приложить следующие документы:

• Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН) (Оригинал + Копия),
• Свидетельство о присвоении ИНН / КПП (Оригинал + Копия),
• договор аренды помещения (Оригинал + Копия),
• договор на техническое обслуживание кассового аппарата с центром технического обслуживания (Копия),
• журнал кассира-операциониста (КМ-4),
• Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8),
• паспорт на ККМ (формуляр),
• паспорт версия (Оригинал + Копия),
• дополнительное соглашение к паспорту версии (Оригинал + Копия),
• паспорт на ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая), и
• непосредственно кассовый аппарат (предмет регистрации).

После регистрации кассового аппарата, налоговая инспекция выдаёт карточку регистрации, и вносит отметки в паспорт ККМ.

Срок использования кассового аппарата составляет семь лет с момента постановки на учёт. Раньше по окончанию срока амортизации ККМ, налоговики извещали организации и предпринимателей за 30-ть дней, теперь же они сообщают об этом на следующий день после истечении срока. 

На данный момент в кассовых аппаратах установлен блок ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Это дополнительная защита, которая не позволяет удалять и корректировать информацию, находящуюся в кассовом аппарате. Срок эксплуатации ЭКЛЗ установлен заводом изготовителем, и составляет 13-ть месяцев с момента активизации. Замена блока фиксируется в налоговой инспекции, где кассовый аппарат поставлен на учет.

Для замены ЭКЛЗ необходимы следующие документы:

• Карточка регистрации контрольно-касссовой техники;
• Техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ выданное ЦТО;
• Акт по форме КМ-2, (составляется в трех экземплярах);
• Журнал кассира-операциониста (КМ-4);
• Журнал учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8);
• Паспорт версии с дополнительным листом;
• Паспорт нового ЭКЛЗ;
• Фискальные отчеты из блока ЭКЛЗ.

По истечении амортизационного срока ККМ, её придется снять с учета, для этого необходимо:

• письменное заявление в произвольной форме (некоторые налоговые используют свои формы), в котором указывается причина снятия кассового аппарата,
• необходимо предоставить журнал кассира-операциониста (КМ-4),
• Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8),
• паспорт на кассовый аппарат (формуляр),
• карточка регистрации,
• договор с центром технического обслуживания (оригинал), и
• кассовый аппарат для снятия фискальных отчетов.

При проведении налоговых проверок, зачастую обнаруживаются нарушения в работе с ККМ, по факту нарушения составляется соответствующий акт. Если в компании на момент проверки присутствует должностное лицо, то на него составляется протокол. После этого представитель компании должен придти в налоговую инспекцию для подписания протокола. В случае если он не явится, инспекция может начать административное расследование и розыск. На подписание этого документа даётся не более двух месяцев. После истечения этого срока  дело закрывается автоматически. Однако нельзя расслабляться и думать, что это сойдёт с рук. Инспекция берет такие компании на заметку и может применить иные меры воздействия. Например, они могут сообщить о нарушении в местный отдел администрации по торговле, который в последующим может не продлять документы которые дают право на ведение торговой деятельности.

Поэтому, дабы избежать нарушений при ведении проверки, нужно проинструктировать кассиров, и в случае неисправности в работе ККМ, немедленно сообщить об этом в центр технического обслуживания для исправления неполадки.